Cas d’usage

Une information arrive. Le travail avance. L’humain décide.

Pointages, factures, incidents ou dossiers : Hermes relie le terrain, le bureau et les logiciels, puis présente les exceptions à la personne habilitée.

Identifier un premier processus

Sur le terrain

Des exemples de tâches, secteur par secteur

Ces exemples montrent des tâches que les agents peuvent préparer ou exécuter selon le niveau d’autonomie, les règles et les seuils définis avec le client.

Le principe

L’agent IA ne remplace pas votre métier. Il fait avancer le travail entre deux décisions.

Danbwa configure Hermes pour prendre en charge les étapes répétitives, relier les personnes et les logiciels, conserver les preuves et présenter les exceptions à la bonne personne.

Une information transmise une fois, puis un dossier qui avance

Le canal peut être un e-mail, une photo, un formulaire, un dossier partagé ou une messagerie autorisée.

1
Recevoir l’information et l’associer au bon dossier
2
Lire, classer et extraire les éléments utiles
3
Contrôler les règles, les doublons et les pièces attendues
4
Mettre à jour l’ERP ou les logiciels déjà utilisés
5
Demander une validation si nécessaire et conserver l’historique

Exemple composite — PME du BTP

Sur plusieurs chantiers, l’information arrive avant les décisions

Une PME gère des équipes mobiles, des factures, des heures, des équipements, des habilitations et des comptes rendus. Le problème n’est pas l’absence d’information : c’est son trajet entre le terrain, le bureau et les logiciels.

Situation illustrative, inspirée de processus courants. Aucun client réel ni résultat déjà obtenu n’est présenté.

06 h 45 — Les heures arrivent par plusieurs canaux

Les chefs d’équipe envoient feuilles, photos et messages. Hermes regroupe les pointages par salarié et chantier, signale les incohérences et prépare l’export vers la paie. Le responsable valide les heures, les absences et les corrections.

10 h 20 — Une facture fournisseur doit rejoindre le bon chantier

La facture reçue par e-mail ou photo est lue, contrôlée pour les doublons et rapprochée de la commande ou de la livraison. Hermes prépare le classement et l’écriture dans le logiciel connecté. La personne habilitée valide l’imputation et le paiement.

16 h 40 — Le compte rendu terrain ne doit pas attendre le lendemain

À partir d’une note vocale et de photos, Hermes prépare le compte rendu, rattache les preuves au chantier et liste les actions ouvertes. Le conducteur de travaux vérifie l’avancement, qualifie les incidents et décide des priorités.

Une habilitation approche de son échéance

Hermes repère l’échéance, rassemble les pièces concernées et prépare les rappels. Le responsable RH ou sécurité décide de l’affectation, du renouvellement et des mesures à prendre. L’agent ne déclare jamais seul une personne apte.

Fin de mois — Préparer une situation sans reconstruire le chantier

Hermes rassemble avancement validé, livraisons, avenants, dépenses et justificatifs pour préparer la situation ou la facturation. Le responsable de projet confirme les quantités, les écarts et le document envoyé au client.

Danbwa relie le terrain aux outils de gestion

Terrain et bureau : messages, photos, e-mails, scans et formulaires

Hermes : agents spécialisés, règles, contrôles, relances et validations

ERP Danbwa personnalisé ou logiciels existants : dossiers, statuts et historique

Quatre autres quotidiens

Le même principe, adapté à chaque métier

Ces exemples restent volontairement plus courts que le cas BTP, mais chacun part d’une scène identifiable et d’une décision qui ne doit pas être automatisée.

Collectivités — Une demande reçue devient un dossier suivi

Aujourd’hui

Un habitant envoie la photo d’un arbre dangereux, mais sans localisation précise. L’accueil doit retrouver le service compétent, demander les informations manquantes et vérifier que l’intervention est bien créée.

Avec Danbwa

Hermes prépare la question manquante, rapproche les éventuels doublons, crée le dossier avec la photo, propose son orientation puis envoie un numéro de suivi. Le compte rendu et la preuve d’intervention rejoignent ensuite le même dossier.

Décision humaine

Un responsable qualifie l’urgence, engage les moyens de la collectivité et valide la clôture. Aucune décision réglementaire n’est prise par l’agent.

À mesurer pendant le pilote

Délai d’orientation ; transferts et ressaisies ; demandes incomplètes ou sans statut.

Tourisme et agriculture — Un incident remonte depuis un site éloigné

Aujourd’hui

Dans un hébergement, un client signale une pompe en panne. Sur une exploitation, un salarié envoie une note vocale et la photo d’un équipement immobilisé. Dans les deux cas, l’information naît loin du bureau.

Avec Danbwa

Hermes identifie le site et l’équipement, retrouve l’historique, crée l’incident, vérifie les pièces ou ressources disponibles et prépare l’affectation, le message client ou la demande d’achat.

Décision humaine

Le responsable décide de déplacer un client, d’arrêter un équipement, d’engager une dépense ou de faire intervenir un prestataire.

À mesurer pendant le pilote

Délai d’affectation ; appels nécessaires pour reconstituer l’incident ; dossiers sans responsable ou sans preuve de résolution.

Comptabilité et santé — Faire avancer des dossiers sensibles

Aujourd’hui

Un cabinet attend encore des factures avant une échéance. Un établissement de santé doit compléter l’administratif avant un rendez-vous. Les métiers diffèrent, mais les pièces manquantes et les relances mobilisent les équipes.

Avec Danbwa

Pour le cabinet, Hermes inventorie les pièces, prépare les relances et classe les réponses. Pour la santé, dans un environnement autorisé, il peut préparer les rappels et le dossier administratif à contrôler. Une dictée peut devenir un document à relire et signer.

Décision humaine

Le professionnel valide les écritures, déclarations, conseils, comptes rendus et toute décision médicale. Les données de santé restent dans le cadre technique et juridique convenu.

À mesurer pendant le pilote

Relances manuelles ; dossiers incomplets à l’échéance ; temps de recherche, de classement et de préparation.

Écoles et formation — Un dossier complet avant la rentrée

Aujourd’hui

Une famille ou un stagiaire envoie plusieurs pièces depuis un téléphone. L’une manque, une autre est illisible et le nom du message ne correspond pas exactement au dossier.

Avec Danbwa

Hermes rapproche les informations autorisées, contrôle la présence et la lisibilité des pièces, prépare une demande précise puis met à jour la liste des dossiers complets, incomplets ou à vérifier.

Décision humaine

L’établissement conserve les décisions d’admission, les appréciations pédagogiques, les mesures disciplinaires et les communications sensibles. En cas de doute sur l’identité ou la validité, le traitement est suspendu.

À mesurer pendant le pilote

Temps de contrôle et de classement ; nombre de relances ; dossiers incomplets découverts tardivement.

Le cadre de contrôle

Automatiser davantage ne veut pas dire tout autoriser

Les limites sont définies avant le pilote, puis ajustées à partir des situations réellement observées.

Automatique

Classer, extraire, rapprocher, créer une tâche, relancer selon une règle et mettre à jour un statut.

À valider

Engager une dépense, envoyer un document sensible, modifier une donnée importante ou clôturer une exception.

Interdit

Prendre une décision médicale, pédagogique ou réglementaire, contourner un droit d’accès ou masquer une anomalie.

Commencer sans tout transformer

Observer, tester, décider

Le premier projet porte sur un processus répétitif, assez fréquent pour être mesuré et assez limité pour rester maîtrisable.

1 · Observer

Suivre le processus actuel, ses canaux, ses exceptions, ses délais et les validations nécessaires.

2 · Tester

Configurer un pilote sur un périmètre limité, avec données autorisées, règles d’arrêt et indicateurs simples.

3 · Décider

Comparer les mesures, corriger le dispositif puis étendre, maintenir ou arrêter en connaissance de cause.

Et chez vous, quelle tâche revient chaque semaine ?

C’est souvent le meilleur point de départ pour un premier échange concret.

Parlons de votre situation réelle, pas d’une démonstration générique.

Le premier échange sert à comprendre votre contexte.

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