Cas d’usage

Une information arrive. Le travail avance. L’humain décide.

Pointages, factures, incidents ou dossiers : Hermes relie le terrain, le bureau et les logiciels, puis présente les exceptions à la personne habilitée.

Identifier un premier processus

Sur le terrain

Des situations réelles, pas un catalogue de fonctions

Un agent utile reçoit une information, fait avancer le dossier dans les outils autorisés et sollicite une personne seulement lorsqu’une décision ou une exception l’exige.

Le principe

L’agent IA ne remplace pas votre métier. Il fait avancer le travail entre deux décisions.

Danbwa configure Hermes pour prendre en charge les étapes répétitives, relier les personnes et les logiciels, conserver les preuves et présenter les exceptions à la bonne personne.

Une information transmise une fois, puis un dossier qui avance

Le canal peut être un e-mail, une photo, un formulaire, un dossier partagé ou une messagerie autorisée.

1
Recevoir l’information et l’associer au bon dossier
2
Lire, classer et extraire les éléments utiles
3
Contrôler les règles, les doublons et les pièces attendues
4
Mettre à jour l’ERP ou les logiciels déjà utilisés
5
Demander une validation si nécessaire et conserver l’historique

Exemple composite — PME du BTP

Sur plusieurs chantiers, l’information arrive avant les décisions

Une PME gère des équipes mobiles, des factures, des heures, des équipements, des habilitations et des comptes rendus. Le problème n’est pas l’absence d’information : c’est son trajet entre le terrain, le bureau et les logiciels.

Situation illustrative, inspirée de processus courants. Aucun client réel ni résultat déjà obtenu n’est présenté.

06 h 45 — Les heures arrivent par plusieurs canaux

Les chefs d’équipe envoient feuilles, photos et messages. Hermes regroupe les pointages par salarié et chantier, signale les incohérences et prépare l’export vers la paie. Le responsable valide les heures, les absences et les corrections.

10 h 20 — Une facture fournisseur doit rejoindre le bon chantier

La facture reçue par e-mail ou photo est lue, contrôlée pour les doublons et rapprochée de la commande ou de la livraison. Hermes prépare le classement et l’écriture dans le logiciel connecté. La personne habilitée valide l’imputation et le paiement.

16 h 40 — Le compte rendu terrain ne doit pas attendre le lendemain

À partir d’une note vocale et de photos, Hermes prépare le compte rendu, rattache les preuves au chantier et liste les actions ouvertes. Le conducteur de travaux vérifie l’avancement, qualifie les incidents et décide des priorités.

Une habilitation approche de son échéance

Hermes repère l’échéance, rassemble les pièces concernées et prépare les rappels. Le responsable RH ou sécurité décide de l’affectation, du renouvellement et des mesures à prendre. L’agent ne déclare jamais seul une personne apte.

Fin de mois — Préparer une situation sans reconstruire le chantier

Hermes rassemble avancement validé, livraisons, avenants, dépenses et justificatifs pour préparer la situation ou la facturation. Le responsable de projet confirme les quantités, les écarts et le document envoyé au client.

Danbwa relie le terrain aux outils de gestion

Terrain et bureau : messages, photos, e-mails, scans et formulaires

Hermes : agents spécialisés, règles, contrôles, relances et validations

ERP Danbwa personnalisé ou logiciels existants : dossiers, statuts et historique

Quatre autres quotidiens

Le même principe, adapté à chaque métier

Ces exemples restent volontairement plus courts que le cas BTP, mais chacun part d’une scène identifiable et d’une décision qui ne doit pas être automatisée.

Collectivités — Le mercredi avant le conseil

Aujourd’hui

La direction doit préparer une réunion avec les élus sur des retards de petits travaux, des demandes d’associations et des signalements d’usagers. Les éléments sont dispersés entre e-mails, tableaux et comptes rendus.

Avec Danbwa

Hermes rassemble les messages, les points en attente et les documents utiles, signale les informations manquantes et prépare une synthèse ainsi que des options à relire avant la réunion.

Décision humaine

La direction choisit ce qui relève de l’urgence, de l’arbitrage politique ou d’une vérification terrain. Les agents et les élus restent seuls décisionnaires.

À mesurer pendant le pilote

Temps de préparation de la note ; dossiers repris pour information manquante ; demandes orientées vers le bon service dès le premier passage.

Tourisme et agriculture — Piloter des sites éloignés sans perdre le terrain

Aujourd’hui

Un carbet ou un écolodge accessible après route et pirogue doit suivre arrivées, consommables, maintenance et météo. Une exploitation dispersée entre parcelles, stockage et local technique rencontre le même problème : les informations remontent parfois par lots.

Avec Danbwa

Hermes centralise demandes, stocks critiques et incidents, consolide les retours des équipes, prépare un point quotidien et rappelle les actions encore ouvertes, même lorsque la connexion est irrégulière.

Décision humaine

Le responsable décide des ravitaillements, changements d’arrivée, achats, priorités de maintenance et affectations d’équipe.

À mesurer pendant le pilote

Délai de remontée et de traitement d’un incident ; actions clôturées avec preuve ; ruptures constatées ou interventions replanifiées.

Comptabilité et santé — Faire avancer des dossiers sensibles

Aujourd’hui

Un cabinet attend encore des justificatifs avant une échéance. Un établissement de santé doit compléter l’administratif avant un rendez-vous. Dans les deux cas, les pièces manquantes et les relances mobilisent les équipes.

Avec Danbwa

Pour le cabinet, Hermes repère les dossiers incomplets, prépare les relances et classe les réponses. En santé, dans un environnement autorisé, il confirme les rendez-vous, prépare les rappels et vérifie uniquement la partie administrative du dossier.

Décision humaine

Le collaborateur ou l’expert-comptable valide tout envoi et toute clôture. L’équipe de santé conserve chaque décision médicale ; les accès et les actions restent tracés.

À mesurer pendant le pilote

Dossiers complets au bon moment ; délai moyen de relance ; tâches reprises manuellement et temps de validation.

Formation — Ne plus courir après les informations avant une session

Aujourd’hui

Convocations, changement de salle, justificatifs et questions d’apprenants arrivent par messagerie, tableaux partagés et PDF. L’équipe doit encore retrouver qui a confirmé et quelle pièce manque.

Avec Danbwa

Hermes regroupe les échanges par session, contrôle la présence des pièces, prépare des relances ciblées et synthétise les questions récurrentes avant l’accueil du groupe.

Décision humaine

Le responsable décide de maintenir une date, déplacer un groupe, appeler un apprenant en priorité ou demander un complément avant validation.

À mesurer pendant le pilote

Temps consacré aux relances par session ; dossiers complets avant le premier jour ; questions répétitives traitées à partir de réponses préparées.

Le cadre de contrôle

Automatiser davantage ne veut pas dire tout autoriser

Les limites sont définies avant le pilote, puis ajustées à partir des situations réellement observées.

Automatique

Classer, extraire, rapprocher, créer une tâche, relancer selon une règle et mettre à jour un statut.

À valider

Engager une dépense, envoyer un document sensible, modifier une donnée importante ou clôturer une exception.

Interdit

Prendre une décision médicale, pédagogique ou réglementaire, contourner un droit d’accès ou masquer une anomalie.

Commencer sans tout transformer

Observer, tester, décider

Le premier projet porte sur un processus répétitif, assez fréquent pour être mesuré et assez limité pour rester maîtrisable.

1 · Observer

Suivre le processus actuel, ses canaux, ses exceptions, ses délais et les validations nécessaires.

2 · Tester

Configurer un pilote sur un périmètre limité, avec données autorisées, règles d’arrêt et indicateurs simples.

3 · Décider

Comparer les mesures, corriger le dispositif puis étendre, maintenir ou arrêter en connaissance de cause.

Et chez vous, quelle tâche revient chaque semaine ?

C’est souvent le meilleur point de départ pour un premier échange concret.

Quelle tâche vous fait perdre du temps chaque semaine ?

Décrivez simplement ce que vos équipes doivent chercher, classer, recopier, contrôler ou relancer. Nous identifierons avec vous une première amélioration utile.

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